MAKALELER

İŞLETMELERİN İŞLEYİŞİ HAKKINDA BİLİNMEYENLER

İŞLETMENİN TANIMI VE YÖNETİM İŞLEYİŞİ

İşletme amaçlarını gerçekleştirmek için teknoloji, finansman, ve insan kaynaklarının mal ve hizmet üretimine belirli bir yönetim kültürü çerçevesinde yönlendirdiği yapılara ya da örgütlere, kuruluşlara işletme diyebiliriz.

İşletmenin amaçları ise; kâr, topluma hizmet, istihdam sağlamak, global normları sağlamak vb. şeylerdir.

İşletmenin dört kritik öğesi vardır: Teknoloji, Finansman, İnsan Kaynakları ve Yönetim. Bu öğeleri kısaca açıkladıktan sonra yönetim işlevi üzerinde duracağız.

TEKNOLOJİ: Bu öğeyi kritik kılan şey; sürekli değişiyor olmasıdır. Teknoloji; kısaca her türlü üretim bilgisi olarak tanımlanabilir.

İNSAN KAYNAKLARI: Günümüzde işletmelerde çalışanlar denilince yalnızca yöneticilerin ya da girişimcilerin verdiği işi aynen yapan kişiler değil aynı zamanda belirli standartları değiştiren, bunun için yaratıcılıklarını, hayâl güçlerini öne çıkaran kişiler çağrışmaktadır. İş görenlere, personele İnsan kaynakları denilmesi de bundandır.


Bu tanım da bize göstermektedir ki işletmelerde çalışanların standartlara itiraz eden, normları değiştirmek için karşı gelen, tartışan, yaratan konumda olmaları gerekmektedir. Şüphesiz hayatın her alanında olduğu gibi işletmede de tüm olay ve oluşumların çıkış ve varış noktası yine insandır ve bu durum da, insan kaynağını stratejik ve kritik bir faktör olarak karşımıza çıkarmaktadır.

FİNANSMAN: Bir işletmenin kurulmasında ve varlığını devam ettirebilmesinin her aşamasında para kaynağına yani finansmana ihtiyaç vardır. Bu durum da, finansmanı işletmenin en kritik ve vazgeçilmez faktörlerinden biri haline getirmektedir.

İşletmelerin sahip olduğu fonların genel anlamda iki kaynağı vardır. Bunlardan birincisi, Özkaynaklar, ikincisi ise, Dış kaynaklardır. Asıl giderler özkaynaklardan karşılanır, bunun yeterli olmadığı durumlarda ise dış kaynaklara başvurulur.

 

 YÖNETİM KÜLTÜRÜ:Yönetim kültürü yönetsel başarıları sağlayabilmede stratejik bir öneme sahip olmakla beraber teknoloji, insan kaynakları ve finansman gibi kritik öğelerin başarılı olabilmesinde de etkili olan önemli bir unsurdur Yönetim: İşletme amaçlarını gerçekleştirmek için planlama, organize etme, kadrolama, yönlendirme ve kontrol etmeye ilişkin bilgi, teori, kavram, model ve yaklaşımların dikkat ve özenle uygulamaya götürülmesi sürecine yönetim denir. Yönetime ilişkin bilgi, teori, kavram, model ve yaklaşımların uygulamaya götürülmesinin direkt ilgili olduğu konunun adı yönetim kültürüdür.

   I. İŞLETMELERDE YÖNETİM İŞLEVİ
 

Yönetim işlevleri, işletme amaçlarını gerçekleştirmek için yönetimin yapması gereken didinimlerdir.

Yönetim süreci belli bir bakış içerisinde gerçekleşirken, çeşitli işlevlerin yerine getirilmesi gerekir. Yönetimde öncelikle bir hazırlık aşaması vardır; bu aşamanın tamamlanmasından sonra uygulamaya geçilir. Uygulamada hazırlıktaki ilkeler ve belirlemelere göre davranılır. Bu ilkelere ve belirlemelere ne ölçüde varıldığı, başka bir deyişle hazırlıkta saptanan amaçlara ne ölçüde varıldığı sürekli denetlenir.

Yönetim süreci planlamayla başlar, örgütleme ve yöneltme ile birlikte eşgüdümleme ve denetimle sona erer. Yönetim sürecinin başından sonuna dek söz konusu olan tüm işlevler yönetim işlevleri olarak adlandırılır.
   Günümüzde yönetim işlevleri beşe ayrılarak ele alınmaktadır. Bunlar şu şekildedir;
· Planlama
· Örgütleme
· Yöneltme
· Eşgüdümleme
· Denetim

A – PLANLAMA
İşletmenin geleceğe ilişkin kararlarını ileriyi görerek önceden belirlemek planlamanın temelidir. Planlama, bir işletme örgütünde neyin, ne zaman, nasıl, nerede ve kimlerce yapılacağını önceden kararlaştırmaktır. Başka bir deyişle, planlama amaçların ve bunlara ulaştıracak araç ve olanakların belirlenmesi ve seçimi işlemidir. Buna göre, planlama ile önce işletmenin uzun ve kısa dönemli amaç ve hedefleri saptanır ve sonra bu amaç ve hedeflere ulaştıracak politikalar, programlar ve yöntemler belirlenir.Bu yol ve yöntemlerin birden çok olması, planlama aşamasında bir karar verme sorununu ortaya çıkarır.Bu durumda, planlamada en uygun seçenekler arasından bir seçme yapmak söz konusu olmaktadır.Bu aşamadan sonra, planların sürekli olarak denetlenmesi ve ortaya çıkacak değişiklik gereksinmelerinin belirlenmesi gerekecektir.

 

Planlama, geleceğe ilişkin olayların önceden kestirilmesi sürecidir. Geleceğin kestirilmesi çeşitli bilimsel yöntemlerle ve kişisel beceri, deneyim ve yeteneklerin kullanılmasıyla olur.İşletmenin içinde bulunduğu çalışma koşullarının sürekli değişmesi yapılan planların uyum sağlamasını zorlaştırır. Mevsimsel dalgalanmalar, konjonktürel gelişim,moda değişimleri ve ve yapısal oynamalar, planlama ortamlarının belirlilikten çıkıp,belirsizliğe kaymasına yol açan nedenlerdendir.Belirsizliğin derecesine bağlı olarak, işletmelerin bir çok önlem alması ve olumsuzlukların etkisini en aza indirgemesi gerekir. Yöneticilerin önemli niteliklerinden biri olan ileriyi görebilme, planlama konusunda önem kazanmaktadır.

a – Planlamanın Aşamaları
Planlama akla dayalı bir süreçtir; bu nedenle planlayıcının düşünsel gücü ve planlama için gerekli olan bilgilerin elde olunma olanakları bir planın düzeyini ortaya koyar

Planlamayı bir seçme işlemi olarak algıladığımızda, planlamanın dört temel aşamadan oluştuğunu saptayabiliriz. Bunlar;
1. Amaçların belirlenmesi.
2. Amaçların  saptanması:.
3. Seçeneklerin belirlenmesi ve karşılaştırılması
4. En uygun seçeneğin seçilmesi:

B – ÖRGÜTLENDİRME

Yönetimin planlamadan sonra gelen ikinci temel işlevi işletmelerin örgütsel yapısının kurulmasıdır. Örgütlendirme, işletmenin yaşayacağı alanın çizilmesi, işletme yapısının iskeletinin oluşturulmasıdır. Bu işlev, yönetimin öbür işlevlerinden sonra önemi nedeniyle ayrıca ele alınacaktır.

C - YÖNELTME
İyi hazırlanmış planlar ve iyi kurulmuş bir örgüt, doğru işleri doğru olarak yapan insanlar olmadıkça bir anlam taşımaz. Yöneltme bir örgütteki kişilerin o örgütün amaçları doğrultusunda çalışmalarını sağlamak için yönlendirmesi ve güdülemesi sürecidir. Yöneltme, astlara hangi işleri nasıl yapacaklarını söylemeyi ve yapılan yanlışları düzeltme yollarını göstermeyi de kapsar. Bu işlev, yönetimin hazırlık aşamasından uygulama aşamasına geçişidir. Yöneltme, eldeki kaynakları akılcı ve etkin biçimde kullanarak örgütlenmiş yapıyı önceden belirlenen amaçlara yönlendirmedir. Etken bir yöneltme, astları ve yanındakileri güdüleyecek bir duyarlılık ve önderlik de gerektirir. Çalışanları işletme amaçlarına yöneltecek biçimde etkileme ve güdüleme yeteneği, iletişim kurabilme yeteneği iyi bir yönetici için ayırt edici özelliklerdir.

Daha önce ele alınan üç ayrı yönetim basamağında bulunan yöneticilerin tümü yöneltme görevinin ağırlıklı bölümünü denetleyici basamakta yer alanlar yürütür. Çünkü, çalışanların çoğunluğu bu yönetim düzeyinin altında yer alır. Orta düzey yöneticileri de zamanlarının çoğunu yöneltmeye ayırırlar; ancak bunların yönetimi altında daha az sayıda çalışan bulunmaktadır. Üst düzeyde yer alan yöneticiler, kendilerine işleyişle ilgili rapor sunan birkaç yöneticiyi yöneltmektedirler.

a – Buyruğun Yöneltmedeki Yeri ve Önemi
Bu işlev, örgütleme ile denetim arasında bağ oluşturur. Tüm örgüt üyeleri, örgüt amaçlarının gerçekleştirilmesi doğrultusunda yönlendirirken, hazırlanmış planların ve verilen buyrukların yerine getirilmesi gerekir.
Yöneltme işlevinin işlerlik kazanması, çeşitli konularda verilecek buyruklarla olur. Yöneltme işlevinin daha iyi anlaşılabilmesi için, buyruk üzerinde durmak gerekir. Yöneltmeyi daha tutarlı ve etken kılacak buyrukların taşıyacağı özellikler şunlardır:
1. Buyruğun yerine getirilebilir ve akla uygun olması gerekir. Koşullar buyruğun yerine getirilebilmesi için uygun olmalı ve istenen işin yapılması için uygun olmalı ve istenen işin yapılması için gerekli ortamın ve araçların elverişli kılınması gerekir.
2. Buyruk açık ve anlaşılır olmalı. Buyrukların açık, kesin, eksiksiz ve amacın yanlış açılmasına yol açmayacak biçimde düzenlenmesi gerekir.
 3. Buyruk tam olmalıdır. İşin yapılması ile ilgili eksik bir nokta bırakılmamalıdır. Buyruğu kimin yerine getireceği, buyruğun yerine getirilmesi için nelerin gerektiği bilinmelidir.
 4. Buyruk, yapılan hizmetle ilgili olmalıdır.
 5. Etkin bir buyrukta, buyurganlıktan çok işbirliği havası bulunmalı.
 6. Buyruk verilirken bu buyruğun nedeni açıklanmalı.
  7. Buyruk, personeli özendirici biçimde düzenlenmeli.
  8. Buyruğun uygulanması her zaman izlenmelidir.
 
b – Etkin Bir Yöneltme Sisteminin Koşulları
  Etkin bir yöneltmeyi gerçekleştirebilmek için, özen gösterilmesi gereken çeşitli koşullar bulunmaktadır. Bu koşullar çoğunlukla işletmede çalışan işgücünün etkin kılınmasına yöneliktir. Bu koşullardan önemlileri şunlardır:

1. Takım ruhunun geliştirilmesi gerekir. Personel işletme amacıyla bütünleşmeli, personelin küme olarak ve tek olarak ayrı davranışlarda bulundukları göz önünde tutulmalı; örgütte bütünleşme yönünde güdülemeye gidilmeli. Bunun için personelin iyi tanınması, etkinliği engelleyecek niteliksiz ve yeteneksiz personelin örgütten uzaklaştırılması ya da başka alanlara kaydırılması gerekir.


2. Yönetici, kişiliği ve davranışlarıyla örnek olmalı.

3. Personel ve işletme arasındaki ilişkiler yakından tanınmalı.

4. Etkili bir denetim sistemi kurulmalı, verilen buyrukların yerine getirilip getirilmediği, uygulama sonuçları kesinlikle izlenmelidir.

5. Yönetici, astlarıyla sık sık toplantılar yapıp, astlarından yazılı ve sözlü raporlar almalı.

6. Yönetici, ayrıntılar içinde boğulmamalı.

7. Personelin birlik, özveri ve çalışma isteği canlı tutulmalı.

8. Astlara örgüt içinde yetenek ve becerilerine uygun düşen görevler verilmeli.

9. Astların yanlışlarının hoşgörüyle karşılanması ve yetişmeleri için yardımcı olunması gerekir.

10. Yöneltme ile ilgili çevre çok iyi kavranmalıdır. İşletme örgütünün özelliğine göre yöneltme işlevi yürütülmeli.

11. Etkin bir ödüllendirme ve cezalandırma sistemi kurulmalı.

12. Örgütte katılmanın sınırları iyi çizilmeli. Yetki ve basamaklaşmanın bozulması ve etkisizleşmesi sonucunu doğuracak katılmadan kaçınılmalı.

c – Yöneltmede Güdüleme ve Önderliğin Önemi
Güdüleme, bir işletmede astların belirli bir çalışanları topluluğu içinde, onlarla uyumlu olarak en üst düzeyde çaba göstermesini sağlama sürecidir. Güdüleme insan davranışlarının altında yatan bilinçli ve bilinçsiz etmenlerin harekete geçirilerek, işletme amaçları doğrultusunda kullanılmasıdır. İnsan güdüleri ile ilgili bir çok model geliştirilmiştir.
  

Günümüzde çalışanların yalnızca ücret artışlarıyla güdülenemeyeceği, araştırmaların ortaya koyduğu bir gerçektir. Düşük gelir düzeyinde olan çalışanlar, çoğu kez ücretlerin arttırılması yoluyla ise özendirilirler; çünkü ücret artışları güdülemede çok etkendir. Çalışanlar, gelir düzeyleri yükseldikçe, yaşam düzeyi olarak belli bir konuma geldikçe salt yüksek ücretlerle güdülenememektedirler. Çalışmanın getireceği başka olanaklar, en az ücret kadar önem kazanmaktadır. Örneğin, daha iyi çalışma koşulları, eğitim programları, sağlık sigortası, geliştirilmiş emeklilik politikaları, tatil olanakları, aile ve çocuklar için yaratılan olanaklar, kararlara katılma yeni güdüleme araçlarıdır.

Psikologlar ve sosyal bilimciler, çalışanların güdülenmesi sağlayacak çeşitli düşünceler geliştirmektedirler.Zamanın ve insanların değişmesi, bu konuda da sürekli değişiklikler gerektirmektedir. Zaman içinde değişmeyen bir güdüleyici olarak, üstlerin astlara karşı olan tutumunu gösterebiliriz. Çalışanlar; kişilikli, titiz, işine bağlı ve kuralları herkese eşit ve dengeli olarak uygulayan üstleri yeğlerler. Çalışanlar arasında tutunmak için çaba gösteren ve kuralları dengesiz ve belirsiz olarak uygulayan üstler olumsuzluk yaratır.

Bu son gerçek, bizi önderlik konusuna getirmektedir. Yöneltmenin ikinci kilit konusu önderliktir.İyi önderler,çalışanların güvenini kazanırlar ve işle ilgili kuralların uygulanmasında bir sorun yaratmazlar.Önderler; toplayıcı, bütünleştirici ve işbirliğini geliştirici yapılarıyla, işletme örgütünün gelişmesi için gerekli ortamı sağlarlar.Önderler; yaratıcı ve yenilikçidir.Örgütteki dağınıklığı ve çatışmaları önler, amaca bütünlük içinde varılmasını sağlar.

Bir önderin sahip olması gereken nitelikler şöyle sıralanabilir:

1. Önder geleceği görebilmelidir. Geleceğin getireceği olumsuzluklara karşı sürekli tetikte olmalı ve sağduyulu planlar yapılmalıdır.
2. Ödün vermeyeceği amaçlar için; sabırlı, kararlı ve yüreklilikle direnmelidir.
3. Umutsuzluğa en zor koşullarda bile kapılmamalı, çevresine sürekli güven vermelidir.
4. Ortaya çıkan sorunlar ne kadar büyük ne kadar beklenmedik olsa da yaratıcılığı ve akılcılığı ile bunların üstesinden gelebilmeli.
5. Bilgi ve deneyimleriyle çevresindekilerin yeteneklerini geliştirmelerine yardımcı olmalıdır.
6. Çevresinin güvenini kazanması için; adil, dengeli ve ilke sahibi olmalıdır.

  Yöneltmede başarılı olmanın koşullarından olan güdüleme ve önderlik, işletmelerde insancıl ilişkilerin önemini de vurgulamaktadır.

D – EŞGÜDÜMLEME
   Bir işbirliği sistemi olan örgütün işleyişinde, uyumsuzluklara ve düzensizliklere yer vermeden örgüt bütünlüğünü sağlamak ve buna süreklilik kazandırmak, eşgüdümleme adını alır.Örgütü oluşturan birbirinden farklı tüm bölüm ve birimlerin güvenlerini yerine getirirlerken birbiriyle de uyum içinde olmaları durumunda örgütün başarısından söz edilebilir.
   Eşgüdümleme, örgüt üyesi olan bireylerin çabalarını birleştirmek ve zaman açısından uyumlu kılmak; amaca varmayı sağlayacak biçimde iş ve işlemlerin birbiri ardından gelebilmesi ve birbirini bütünlemesi için gerekli olan işlevdir.
   Eşgüdüm sağlanmış bir işletmede, her bölüm öteki bölümlerle uyum içinde ve birlikte hareket eder. Her bölümün alt sistemlerinde çalışanlar genel amaca nasıl hizmet edeceklerini, birbirleriyle ilişkilerini ve bu ilişkiler sonunda karşılıklı yardımlaşmanın ne olduğunun bilincindedirler. Her bölüm ve ikincil bölümler, saptanmış, ana program ve planlarla uyum içinde olurlar.
 
a – Eşgüdümlemenin İlkeleri

1. Eşgüdümleme, ilgili sorumlular arasında doğrudan buluşup görüşme ile sağlanmalıdır. Bu oluşum yalnızca üst basamak yöneticileri için değil, tüm basamak yöneticileri için geçerlidir. Alt basamaklardakilerin de doğrudan buluşup görüşmeleri eşgüdümlemeyi kolaylaştırır.
2 Planlama yapılırken ve politikalar kararlaştırılırken eşgüdümlemeye, en başta gitmek gerekir. Zorlukların başlangıçta saptanıp çözümlenmesi, eşgüdümlemenin kolaylaşmasını sağlar.

3.Bir sorunla ya da konuyla ilgili tüm etkenlerin birbirleri üzerine olan karşılıklı etkileri gözönüne alınarak eşgüdümlemeye gidilmelidir.

4.Eşgüdümleme sürekli bir işlem olarak düşünülmelidir.Her sorunun çözümü yeni bir durum ortaya çıkardığından, yeni koşulların gereklerine göre eşgüdümlemeye gitme zorunluluğu doğar.


b – Eşgüdümlemenin Faydaları:

1. Yeni düşüncelerin yayılmasına, gelişmeye olanak verir.

2. Tüm sorunlar herkes tarafından gerçek anlamıyla anlaşılır.

3. Daha ileri düzeyde iletişim ve anlaşma oluşur.

4. Karışıklıklar ve yinelemeler önlenebilir.

5. Uygulanan politika, plan ve ilkeler aynı biçimde anlaşılır.

6. İşlerin düzenli olarak yürütülmesi, ilgililerin çalışma gücünü arttırır.

7. planlar daha iyi uygulanabilir.

E – DENETİM
  Yönetimin sonuncu işlevi denetimdir.Denetim,işletmenin tümünün ve ayrı ayrı bölümlerinin işleyişlerinin değerlendirerek bunları geliştirici değişiklikler yapmaktır.Bu işlev yönetimin yerine getirdiği tüm işlerle ilgilidir;ancak planlamayla çok daha yakın bir ilişkisi vardır.
Denetim,planlanan hedeflere ve amaçlara erişilip erişilemediğinin saptanması, amaçtan sapmalar olduğunda bunun nedenlerinin araştırılması ve değerlendirilmesi için yapılan tüm iş ve işlemlerdir.Elde olunan bu sonuçlara göre yeni planların yapılması ve bunların da izlenmesi gerekecektir.Denetleme, yalnızca iş ve işlemlerin sona ermesinden sonra değil, sürekli olarak yürütülen bir işlevdir. Denetimin gerçekleşmesi yani ölçme ve değerlendirme yapabilmek için belli dayanaklardan yola çıkmak gerekir. İşletmeler planlama aşamasında amaçları doğrultusunda belli ölçüler, standartlar saptarlar ve bunlara ulaşmaya çabalarlar. İşte denetim bu ölçüler, standartlar çerçevesinde yürütülür ve sürekli olarak bunlara ulaşılıp ulaşılamadığı ölçülür; sapma nedenleri belirlenir ve gerekli düzeltmelere gidilir. İşleyişle ilgili gerçek sonuçlar, örneğin satış, üretim, çıktı, maliyetler, üretim niteliği ve çalışanlar ilişkin değerler,bunlarla ilgili belirlenmiş standartlarla karşılaştırılacaktır.

A – Denetimin Aşamaları
 
Denetim dört aşamadan geçilerek gerçekleştirilir:

1. Standartların Belirlenmesi:Sonuçların değerlendirmesi için işletme amaçları çerçevesinde varılması hedeflenen belli ölçülür saptanır. Bu ölçüler, plan çerçevesinde çeşitli basamaklar düzeyinde ve çeşitli iş ve işlemlere göre ayrıntılarıyla belirlenir.
2. Gerçekleşen Durumun Belirlenmesi:Önceki aşamanın işleyebilmesi için, didinimler sonunda ulaşılan durumun,elde olunan sonuçların saptanması gerekir.Bu saptamayı yapmak gözlemle,çözümlemeyle,değerlemeyle ve yorumla gerçekleşebilir.Gerçekleşen durumu belirlemede çok özenli olmak gerekir.
3. Standartlarla Gerçekleşen Sonuçların Karşılaştırılması: Önceki aşamalarda yapılan belirlemeler, bir değerlendirme olanağı sağlar.Standartlara ulaşma derecesi bu aşamada saptanır.Standartlarla gerçekleşen durumun uyumlu olması, planlanan amaçlara ulaşıldığını gösterir.Ancak, planlananla gerçekleşen durum arasında bir sapma varsa işletmede olumsuzluklardan söz edilir.İşletmenin belirlenen standarda ulaşamaması ya da standardı aşması ayrı ayrı değerlendirilmelidir.Standartlarla gerçekleşen durum arasındaki farklılığı bir çok etken yaratabilir.Ortaya çıkan yanlışlar, işletmenin ya da ilgili bölümün başlangıçta yanlış örgütlenmesinden kaynaklanabilir.İşletme dışından kaynaklanan etkenler de yetersizliğe yol açabilir.Ekonomik bunalımlar, hükümetlerin uygulamaları belirli alanlardaki hedeflerin gerçekleşmesini engelleyebilir.
  Burada, standartların çok iyi araştırılıp saptanmış olması da önem kazanmaktadır.Standartların yetersiz kalması ve yeniden düzenlenmesi söz konusu olabilir.Bu nedenle,standartlara ulaşmak, standartlardan geri kalmak ya da onları aşmak her zaman büyük anlamlar taşımayabilir.

4. Sapmaları Nedenlerini Belirleyip, Önlemler Almak:Gerçekçi standartlara göre ortaya konmuş sapmaların nedenlerini bulmak çok önemlidir.Denetim önleyici bir biçimde yürütülüyorsa, sapmalar oluşmadan önlemler alınır.Düzeltici denetimde ise, sapmaların bir daha yinelenmesi için kesin önlemlerin alınması, sonradan gerçekleştirilen bir işlem olmaktadır.

İşletmeler, sorunları belirledikten ve nedenlerini ortaya koyduktan sonra, bunların düzeltilmesi için önlemler alacaklardır. Bu durumda, denetim işlevi planlama işlevinde yol göstermektedir.

Örneğin, denetim ile şu sonuçlara ulaşıldığını varsayalım: Ürün niteliği bozulmaya başlamıştır, bu nedenle yeni makinelerin alınması ve daha iyi bir gözetim gerekmektedir. Belirli bölümlerde maliyet giderleri çok yüksektir, bu nedenle daha erken bir işleyiş ya da kimi kısıtlamalar gereklidir. Belirli bir mal çeşidinin satışları beklendiği düzeye ulaşamamaktadır, bu nedenle satış komisyonları yükseltilmelidir ya da daha çok tutundurma çalışması gerekir ya da malın gözden geçirilip geliştirilmesi daha uygundur.

SİZ DE HABERDAR OLMAK İSTER MİSİNİZ ?

Gelişmelerden ve hizmetlerimizden haberdar olmak için kayıt olun.

© Her Hakkı Saklıdır. INC Girişim Danışmanlık Ltd Şti.